Fattura proforma: che cos’è e quando si usa

La fattura proformaè uno dei documenti contabili che possono essere emessi da un’azienda. Si tratta di uno strumento che, lo vedremo tra poco, è molto utile sia per il commercio nazionale che internazionale ed è sempre più utilizzato, soprattutto nel mondo dei servizi, ovvero nello scambio tra denaro e prestazioni di tipo immateriale. Che vuol dire pro-forma? Perché si usa? Come si deve redigere? Quali sono le limitazioni? Vediamolo insieme nei paragrafi che seguono.

Che cos’è la fattura proforma?

Si tratta di una fattura che non ha valore fiscale ma che viene emessa:

• per informare il cliente della somma dovuta in relazione alle prestazioni riportate nel documento stesso
• per richiedere il suddetto pagamento, nei termini stabiliti appunto dalla proforma stessa
• per quantificare i costi collegati ad erogazione di servizi immateriali una volta che questi siano stati già realizzati
• per consentire l’apertura di pagamenti garantiti, come ad esempio le lettere di credito

Perchè usare la proforma invece di una fattura normale?

I vantaggi nell’utilizzare la fattura proforma invece di quella normale e definitiva sono diversi:

• è incredibilmente più facile da correggere. Non dovremo infatti, nel caso di modifiche, invalidare documenti fiscali già emessi, ma semplicemente emettere una nuova fattura proforma
• la fattura fiscalmente valida può essere emessa così soltanto a pagamento avvenuto
• consente una gestione più efficiente della tassazione. Con la fattura proforma produrremo l’utile soltanto a pagamento avvenuto e dunque anche il pagamento delle tasse (IVA INCLUSA) sarà posticipato a quando il pagamento da parte del cliente avverrà davvero

La proforma per una tassazione più coerente

La tassazione, almeno secondo le leggi di natura fiscale vigenti nel nostro paese, è dovuta al momento dell’emissione della fattura fiscale. Questo vuol dire che, anche nel caso in cui il cliente ritardasse il pagamento, dovremmo pagare tutti gli emolumenti, le imposte (anche l’iva) e le tasse in relazione alla data di emissione della fattura. Questo potrebbe risultare nel pagamento anticipato di tasse e imposte su somme che non abbiamo ancora riscosso dal cliente.

La soluzione può essere offerta dalla proforma: emettiamo la fattura proforma che riassume tutti i costi e indica i termini di pagamento, attendiamo il pagamento da parte del cliente e solo una volta che questo sarà avvenuto emetteremo la fattura fiscalmente valida.

Quando si deve emettere fattura fiscale?

Chi utilizza un sistema doppio di proforma e fattura fiscale deve emettere fattura immediatamente dopo che sia avvenuto il pagamento. L’emissione del documento fiscalmente valido deve essere infatti contestuale al ricevimento della somma.

Nel caso di controllo fiscale, una qualunque somma ricevuta che non trovi corrispondenza in una fattura, sarebbe considerata come somma evasa.

Come va compilata la fattura proforma?

La fattura proforma è identica, in tutto e per tutto, alla sua controparte fiscale. Deve avere l’intestatario, l’indicazione dell’emittente, un riassunto dei prezzi delle merci o dei servizi, delle quantità particolari e totali, della somma che è richiesta, una numerazione che deve essere però separata da quella delle fatture fiscali. Gli elementi necessari per la realizzazione di una fattura proforma sono dunque:

• emittente, che può essere indicato con una semplice scritta oppure dalla carta intestata
• i dati fiscali del cliente
• la data
• il numero, che deve essere però diverso e separato da quelli progressivi che teniamo per le fatture
• il dettaglio dei prodotti o dei servizi
• il totale
• l’indicazione delle modalità e delle tempistiche di pagamento

La proforma nel commercio internazionale

La proforma invoice (questo il suo nome nei paesi anglosassoni, che dominano la scena del commercio internazionale) è molto utile nei casi di commesse di prodotti che verranno consegnate successivamente. Si emette un documento di pagamento condizionale, la lettera di credito in genere, con la quale la banca si impegna a pagare la somma indicata dal committente a patto che la merce venga prodotta e consegnata entro la data stabilita nello stesso documento.

Si tratta dunque di un’operazione commerciale che potrebbe avere esiti negativi, ma che ha bisogno dell’impegno del committente a pagare a merce consegnata. Emettere una fattura fiscale in questa circostanza sarebbe ovviamente inutile, in quanto la merce non è stata ancora prodotta né tantomeno consegnata. Per questo motivo si ricorre all’uso della fattura proforma, che può indicare le quantità e i prezzi, le modalità di pagamento (in questo caso la lettera di credito), i termini e le date di consegna, senza per questo costringere il committente al pagamento e il produttore a registrare una fattura che in realtà punta ad uno scambio commerciale che non si è ancora verificato.

La fattura proforma ha valore fiscale?

No, la fattura proforma non ha assolutamente fiscale:

• non genera obblighi per nessuna delle parti coinvolte
• non costituisce prova di utile
• non costituisce motivo di tassazione
• non è parte integrante del contratto
• non costringe le parti al pagamento di tasse e imposte

Si tratta di un documento che viene emesso “per la forma”, ovvero allo scopo di facilitare lo scambio commerciale di beni o servizi senza che venga coinvolta l’autorità fiscale.

Devo sempre emettere fattura fiscale in seguito a proforma?

Solo se la prestazione individuata dalla fattura proforma ha avuto luogo e si è dunque generato un obbligo a pagare da parte del cliente. Nel caso in cui la prestazione indicata in Proforma non dovesse avere alcun seguito e non dovesse realizzarsi, non è ovviamente necessario emettere fattura fiscale, che deve essere emessa solo e soltanto a pagamento avvenuto.

È necessario utilizzare fatture proforma?

Quasi mai, anche se si tratta di un sistema molto comodo per i motivi che abbiamo elencato poco sopra. Non utilizzando fatture proforma ed emettendo direttamente il documento fiscale, ci troveremmo nelle condizioni di avere come imponibile somme che non abbiamo ancora riscosso (e che potremmo non riscuotere mai, in caso di cliente insolvente). In aggiunta, per l’emissione di documenti come le lettere di credito nazionali o internazionali, la fattura proforma diventa effettivamente necessaria, non essendo possibile produrre altro tipo di documento che indichi alla banca emittente la L/C i costi che si prevedono siano da sostenersi alla scadenza della stessa.

Vai già via? Affari Mieiè un portale dedicato a chi vuole mettersi in proprio ed ha tante idee per la testa. Per restare in contatto, puoi iscriverti alla newsletter che trovi in basso oppure al canale Telegram ufficiale: riceverai solo i migliori aggiornamenti, senza mai alcuna seccatura o comunicazione fuorviante!